Privacyverklaring
Caleb Advent Ministry gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met persoonsgegevens. In deze verklaring leest u welke gegevens wij kunnen verwerken, voor welke doelen, hoe lang wij gegevens bewaren, met wie gegevens kunnen worden gedeeld en welke privacyrechten u heeft.
Laatst bijgewerkt: 7 november 20261. Verwerkingsverantwoordelijke
Caleb Advent Ministry bepaalt voor de hieronder beschreven verwerkingen de doeleinden en middelen en is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke, voor zover de wet in een concrete situatie niet anders bepaalt.
2. Dienstverlening en professionele kaders
De eigen praktijk van Caleb Advent Ministry biedt integratieve en holistische professionele begeleiding aan volwassenen van 18 jaar en ouder. Afhankelijk van de hulpvraag kunnen psychologische, gedragsgerichte, relationele en systemisch geïnformeerde, contextuele, leefstijl- en zingevingsgerichte perspectieven worden betrokken.
Waar professioneel passend kunnen onder andere functieanalyse en betekenisanalyse als analysemiddelen worden gebruikt. De keuze van perspectief of werkwijze volgt uit de hulpvraag, doelen, context en professionele beoordeling en wordt niet automatisch door digitale systemen bepaald.
Rodney E. Blomhof werkt binnen de professionele en beroepsethische kaders die op de werkzaamheden van toepassing zijn. Daarbij zijn onder meer de beroepsethische uitgangspunten van het NIP en, waar voor de betreffende werkzaamheden relevant, de overige professionele registratiekaders van belang.
Binnen deze praktijk worden geen GGZ-behandelingen of medische behandelingen uitgevoerd. Er worden geen medische diagnoses gesteld, geen medisch advies gegeven en geen medicatie voorgeschreven of beoordeeld.
Door een cliënt zelf verstrekte medische of medicatie-informatie wordt alleen als relevante context verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor de begeleiding, veiligheid of passende professionele afstemming.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Welke gegevens worden verwerkt hangt af van het contact en de afgesproken dienstverlening. Het kan onder meer gaan om:
- naam, geboortedatum en contactgegevens;
- afspraakgegevens en praktische communicatie;
- gegevens uit contact-, intake- en evaluatiemomenten;
- informatie over hulpvraag, gedachten, gevoelens, gedrag, betekenisverlening en dagelijks functioneren;
- relationele, sociale en contextuele omstandigheden, werk of studie, leefstijl, slaap en steunbronnen;
- door de cliënt relevant geachte gezondheids- of medicatiecontext;
- informatie over veiligheid wanneer dit nodig is om te beoordelen of reguliere begeleiding passend kan starten;
- vrijwillig verstrekte informatie over geloof, spiritualiteit, waarden of levensbeschouwing;
- professionele aantekeningen, doelen, analyses, interventieoverwegingen, voortgang en evaluaties;
- factuur-, betaal- en administratieve gegevens;
- technische gegevens die noodzakelijk kunnen zijn voor werking en beveiliging van website en systemen.
De praktijk begeleidt geen personen jonger dan 18 jaar. Het digitale intakeformulier is uitsluitend bedoeld voor volwassenen van 18 jaar en ouder.
4. Hoe verkrijgen wij gegevens?
Wij verkrijgen persoonsgegevens meestal rechtstreeks van de cliënt, bijvoorbeeld via de website, intake, e-mail, telefoon, een gesprek of een professionele opdracht. Wanneer informatie van een derde relevant is, wordt vooraf beoordeeld of ontvangst of verstrekking daarvan rechtmatig en professioneel verantwoord is.
5. Doelen en grondslagen
Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt voor:
- het beantwoorden van vragen en het behandelen van een aanmelding;
- het voorbereiden en uitvoeren van afgesproken professionele begeleiding;
- holistische professionele beeldvorming en het onderzoeken van relevante patronen en samenhang;
- het vastleggen, evalueren en bijstellen van begeleidingsdoelen;
- interne professionele dossiervoering en verantwoording;
- veiligheidsbeoordeling binnen de grenzen van reguliere begeleiding;
- praktische communicatie, administratie, facturatie en betalingen;
- beveiliging, continuïteit en beheer van de digitale omgeving;
- het voldoen aan toepasselijke wettelijke of professionele verplichtingen en het behandelen van klachten of juridische aanspraken.
Per verwerkingsdoel wordt beoordeeld welke AVG-grondslag passend is, bijvoorbeeld uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, toestemming of een gerechtvaardigd belang. Eén grondslag wordt niet automatisch op alle verwerkingen toegepast.
Voor bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens of gegevens over religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, wordt daarnaast beoordeeld of een toepasselijke uitzondering op het wettelijke verwerkingsverbod bestaat. Waar voor de verwerking uitdrukkelijke toestemming wordt gebruikt, wordt deze via een actieve keuze gevraagd en kan deze worden ingetrokken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht op eerdere rechtmatige verwerking.
6. Digitale intake
Caleb Advent Ministry gebruikt binnen WordPress een eigen digitale intakeomgeving voor volwassenen van 18 jaar en ouder. De intake ondersteunt de aanmelding en professionele beeldvorming en kan informatie verzamelen over hulpvraag, functioneren, patronen en samenhang, context, leefstijl, relevante gezondheidscontext, veiligheid, zingeving en doelen.
Wij vragen cliënten alleen informatie te verstrekken die voor de begeleiding relevant is. Waar mogelijk bestaat de intake uit gestructureerde keuzemogelijkheden om onnodige vrije tekst en onnodige gegevensverzameling te beperken.
De digitale intake stelt geen diagnose en neemt geen autonome beslissing over begeleiding of interventies. De professionele beoordeling blijft bij de begeleider.
7. Digitale professionele ondersteuning
Caleb Advent Ministry kan eigen digitale hulpmiddelen gebruiken ter ondersteuning van intake, structurering, professionele beeldvorming, analyse, begeleidingsdoelen, interventieoverwegingen en evaluatie.
- Digitale uitkomsten en samenvattingen zijn ondersteunend.
- Digitale hulpmiddelen stellen niet zelfstandig diagnoses.
- Digitale hulpmiddelen bepalen niet autonoom welke begeleiding wordt ingezet.
- Er worden binnen deze intake geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten genomen die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen voor de cliënt hebben.
- Professionele interpretatie en besluitvorming blijven bij Rodney E. Blomhof.
8. Professioneel begeleidingsdossier
Voor zover noodzakelijk houdt Caleb Advent Ministry een afgeschermd professioneel begeleidingsdossier bij. Dit kan intakegegevens, doelen, professionele aantekeningen, relevante analyses, voortgang, correspondentie, evaluaties en andere voor de begeleiding noodzakelijke informatie bevatten.
Binnen de huidige praktijk is inhoudelijke toegang tot de CAM-productiedossiers beperkt tot Rodney E. Blomhof. Toegang tot productiedossiers wordt binnen de digitale omgeving gelogd. De dossieromgeving heeft geen publieke front-endroute.
Verzoeken om vernietiging of verwijdering worden niet volledig automatisch uitgevoerd. Eerst wordt beoordeeld welke privacyrechten, bewaartermijnen, professionele verplichtingen en eventuele andere juridische gronden op het concrete dossier van toepassing zijn.
9. Digitale diensten en leveranciers
Voor de technische uitvoering kunnen externe leveranciers worden gebruikt. Alleen werkelijk gebruikte diensten worden hieronder beschreven.
Wanneer een externe partij persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Caleb Advent Ministry verwerkt en daarmee als verwerker optreedt, worden de wettelijk vereiste schriftelijke afspraken met die partij vastgelegd. De verwerkersovereenkomst/DPA met mijn.host wordt afzonderlijk geverifieerd.
Een dienst wordt niet in deze verklaring als opslaglocatie voor inhoudelijke cliëntdossiers aangemerkt uitsluitend omdat daarvoor technisch een plugin of koppeling beschikbaar is.
10. Vertrouwelijkheid en delen met derden
De vertrouwensrelatie vormt een belangrijk uitgangspunt van de professionele begeleiding. Inhoudelijke cliëntgegevens worden niet standaard aan derden verstrekt.
Wanneer inhoudelijke cliëntinformatie aan een derde wordt verstrekt, gebeurt dit in beginsel op basis van gerichte toestemming van de cliënt en uitsluitend voor het betreffende doel. Indien in een uitzonderlijke situatie een toepasselijke wettelijke of beroepsethische verplichting of andere geldige juridische grond voor verstrekking bestaat, wordt dit afzonderlijk beoordeeld en gedocumenteerd.
Technische leveranciers die als verwerker optreden ontvangen uitsluitend toegang of gegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de overeengekomen technische dienst en binnen de daarvoor geldende afspraken.
11. Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt, tenzij een toepasselijke wettelijke verplichting of een andere geldige juridische reden een andere termijn vereist.
| Categorie | Bewaarbeleid |
|---|---|
| Professioneel begeleidingsdossier, waaronder intakegegevens, professionele aantekeningen, analyses en evaluaties | 5 jaar na beëindiging van de professionele begeleidingsrelatie. Dit is het interne bewaarbeleid van Caleb Advent Ministry en wordt niet gepresenteerd als een algemene wettelijk voorgeschreven termijn. Indien voor een specifiek dossier een afwijkende wettelijke bewaarplicht geldt of langere bewaring noodzakelijk is op een andere geldige juridische grond, wordt dit per geval beoordeeld en gedocumenteerd. |
| Contactgegevens of aanvragen die niet tot begeleiding leiden | Niet langer dan noodzakelijk voor afhandeling en eventuele redelijke opvolging; periodiek wordt beoordeeld of verdere bewaring nog nodig is. |
| Financiële administratie | Volgens de toepasselijke wettelijke/fiscale bewaarplichten. |
| Beveiligings- en toegangsgegevens | Niet langer dan noodzakelijk voor beveiliging, controle, incidentafhandeling en toepasselijke verantwoordingsverplichtingen. |
| Back-ups | Volgens de technisch ingestelde back-up- en rotatiecyclus, waarbij persoonsgegevens niet bewust langer worden bewaard dan noodzakelijk. |
Automatische vernietiging van begeleidingsdossiers staat niet zelfstandig aan. Voor verwijdering wordt gecontroleerd of verdere bewaring nog noodzakelijk of verplicht is.
12. Beveiliging
Caleb Advent Ministry neemt technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging of verstrekking. In de huidige CAM-omgeving omvat dit onder meer afgeschermde productiedossiers, beperkte inhoudelijke toegang, toegangslogging, server-side verwerking van intakegegevens, beveiligde verbindingen, beheer van gebruikersrechten, updates en een intern datalekregister.
Test- en preproductieonderdelen zijn bestemd voor synthetische gegevens. Echte cliëntgegevens horen niet in test- of preproductieomgevingen terecht te komen.
Beveiligingsincidenten worden beoordeeld. Wanneer de wet dit vereist, wordt een datalek gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of aan betrokkenen.
14. Uw privacyrechten
Afhankelijk van de wettelijke voorwaarden en uitzonderingen kunt u rechten hebben op onder meer:
- informatie over de verwerking;
- inzage in uw persoonsgegevens;
- correctie of aanvulling;
- verwijdering;
- beperking van verwerking;
- overdraagbaarheid van daarvoor in aanmerking komende gegevens;
- bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
- intrekking van toestemming wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd;
- menselijke beoordeling waar de regels over uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming van toepassing zijn.
Stuur een privacyverzoek naar rodneblomhof4you@hotmail.com. Om persoonsgegevens te beschermen kan aanvullende informatie worden gevraagd wanneer dat redelijkerwijs nodig is om de identiteit van de verzoeker vast te stellen. Een verzoek wordt behandeld binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn. Een verzoek kan geheel of gedeeltelijk niet uitvoerbaar zijn wanneer een wettelijke uitzondering of andere geldige juridische grond van toepassing is.
15. Crisis en spoed
Bij onmiddellijk gevaar moet niet worden gewacht op een reactie via de website of intake. Gebruik de daarvoor aangewezen acute hulpverlening. Bij gedachten aan zelfdoding kan in Nederland contact worden opgenomen met 113 Zelfmoordpreventie; bij direct levensgevaar moet 112 worden gebeld.
16. Vragen en klachten
Heeft u een vraag of klacht over de verwerking van persoonsgegevens? Neem dan contact op met Caleb Advent Ministry via rodneblomhof4you@hotmail.com. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor professioneel handelen kunnen daarnaast de klachten- of toezichtskaders relevant zijn die op de concrete professionele dienstverlening van toepassing zijn.
17. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of toepasselijke regels veranderen. De meest recente versie wordt op de website gepubliceerd.
Controleer deze pagina daarom periodiek wanneer u actuele informatie over de verwerking van persoonsgegevens wilt raadplegen.